Saran untuk diikuti

Trending

#official 2 Artikel
#konservatif 1 Artikel
#platform 1 Artikel
#ResidentEvil 1 Artikel
#moderat 1 Artikel
#cerita 1 Artikel
#Blog 1 Artikel
#Barang 1 Artikel
#seo 1 Artikel
#tokoonline 1 Artikel
Hot Ketika B.J Habibie Memimpin Indonesia

Ketika B.J Habibie Memimpin Indonesia

Bacharuddin Jusuf Habibie, adalah orang nomor 1 di Indonesia setelah kejatuhan orde baru. Kemarin aku sudah ngebahas Soeharto, dan kini aku

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI

admpublik
admpublik @admpublik | May 9, 2021

PENDAHULUAN

Teknologi informasi merupakan sistem yang digunakan untuk menjaring data, mengolah dan mengirimkan atau menyajikan secara elektronik menjadi informasi dalam berbagai format yang bermanfaat bagi pemakainya.

Dewasa ini, teknologi informasi berkembang sangat luar biasa. Teknologi informasi semakin canggih dan bisa digunakan untuk mendukung berbagai aktivitas, baik untuk kegiatan organisasi, individu dan juga sosial. Penggunaan teknologi akan berdampak pada proses perubahan yang terjadi tidak hanya di dalam masyarakat secara individu tetapi juga organisasi, seperti struktur, otoritas, kekuatan, tugas dalam pekerjaan, jenjang karier karyawan, supervisi, serta pekerjaan manager.

Penggunaan surat elektronik (email) ataupun sejenisnya dalam tatanan organisasi dapat menghilangkan pesan berganda kepada orang yang kita tuju ataupun meniadakan waktu menunggu sampai pesan-pesan tersebut ada di dalam kantor si penerima. Dari contoh diatas, dapat diketahui bahwa teknologi informasi telah mengubah organisasi secara mendasar.

 

PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI

Seperti kita ketahui, dalam kehidupan kita dimasa mendatang sektor teknologi merupakan sektor yang paling dominan. Siapa yang menguasai teknologi, maka dia akan menjadi pemimpin dunia. Teknologi memiliki peranan di berbagai bidang, khususnya adalah dalam bidang organisasi. Teknologi informasi sudah menjadi kebutuhan dasar bagi setiap organisasi terutama dalam menjalankan aktivitas organisasi.

Peran teknologi diperlukan dalam organisasi sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan suatu persaingan yang pasti terjadi dalam dunia organisasi. Ditambah lagi kita dihadapkan oleh kenyataan bahwa saat ini dunia berada pada era persaingan yang sangat ketat. Adanya peran teknologi informasi dalam organisasi memungkinkan setiap proses yang dijalankan menjadi lebih mudah dan cepat. Dengan menggunakan teknologi informasi, kendala jarak dan biaya operasional menjadi bukan masalah yang utama lagi. Dengan kata lain, teknologi informasi dapat memenuhi kebutuhan informasi dalam suatu organisasi dengan sangat cepat, tepat waktu, relevan dan akurat (Wilkinson dan Cerullo, 1997).

Peranan teknologi informasi bagi sebuah organisasi dapat dilihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry. Terdapat lima peranan mendasar teknologi informasi dalam organisasi, yaitu:

1. Fungsi Operasional. Membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping setelah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Sifat penggunaannya menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai firm infrastructure.

2. Fungsi Monitoring and Control. Bahwa keberadaan teknologi informasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer. Struktur organisasi unit harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

3. Fungsi Planning and Decision. Fungsi ini mengangkat teknologi informasi ke tatanan yang lebih vital karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana kegiatan organisasi dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan organisasi yang dihadapkan pada realitas pengambilan keputusan sehari-harinya.

4. Fungsi Communication. Teknologi informasi dijadikan sebagai sarana atau media dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

5. Fungsi Interorganisational. Sebuah peranan yang unik disebabkan oleh semangat globalisasi yang memaksa organisasi untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah organisasi lain.

Teknologi informasi mempunyai peranan dalam organisasi, diantaranya sebagai berikut:

1. Minimal Risk. Kegiatan organisasi pasti memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Kehadiran teknologi informasi membantu organisasi mengurangi resiko yang ada, selain itu juga menjadi sarana untuk membantu organisasi dalam mengelola resiko yang dihadapi.

2. Reduce Costs. Teknologi informasi sebagai katalisator dalam pengurangan biaya operasional organisasi akan berpengaruh terhadap profitabilitas organisasi. Sehubungan dengan hal tersebut ada empat cara yang ditawarkan untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:

a. Eliminasi proses, implementasi berbagai komponen teknologi informasi untuk mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.

b. Simplifikasi proses, proses yang panjang dan berbelit-belit dapat di sederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi.

c. Integrasi proses, teknologi informasi dapat mengintegrasikan beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis.

d. Otomatisasi proses, mengubah proses manual menjadi otomatis dalam organisasi.

3. Add Value. Menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.

4. Create New Realities. Mampu menciptakan arena bersaing bagi organisasi, yaitu di dunia maya.

Teknologi informasi menjadi penting dan tidak terpisahkan dari kegiatan organisasi. Alasan penggunaan teknologi sekarang dapat ditentukan dengan melihat bagaimana teknologi informasi digunakan di seluruh dunia organisasi. Berikut beberapa peranan teknologi informasi didalam organisasi modern:

1. Komunikasi. Bagi perusahaan, email menjadi salah satu sarana komunikasi utama antara karyawan, supplier dan pelanggan. Email pendorong awal terciptanya Internet, memberikan sarana sederhana dan murah untuk berkomunikasi. Seiring waktu, alat komunikasi semakin banyak mulai dari live chat, online meeting tools, dan video-conference.

2. Manajemen Inventaris. Dalam mengelola inventaris, organisasi perlu mempertahankan persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa berinvestasi lebih dari yang mereka butuhkan. Sistem manajemen inventaris melacak jumlah setiap item yang dimiliki organisasi, memicu pesanan stok tambahan saat jumlahnya jatuh di bawah jumlah yang telah ditentukan sebelumnya. Sistem ini digunakan saat sistem manajemen inventaris terhubung ke sistem point-of-sale (POS). Sistem POS memastikan setiap kali barang terjual, salah satu item tersebut dihapus dari jumlah inventaris, membuat informasi closed-loop antara semua departemen.

3. Manajemen Data. Sebagian besar perusahaan menyimpan dokumen digital mereka di server dan perangkat penyimpanan. Dokumen ini tersedia untuk semua orang di organisasi, terlepas dari manapun mereka berada.

4. Sistem Informasi Manajemen. Sistem informasi manajemen memungkinkan perusahaan untuk melacak data penjualan, biaya dan tingkat produktivitas. Informasi digunakan untuk melacak keuntungan, memaksimalkan laba atas investasi dan mengidentifikasi area perbaikan. Manajer melacak penjualan, sehingga memungkinkan mereka untuk bereaksi saat angka penjualan yang diharapkan dibawah perkiraan dengan cara meningkatkan produktivitas karyawan atau dengan mengurangi biaya barang.

5. Manajemen Hubungan Pelanggan. Perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan cara mereka mendesain dan mengelola hubungan pelanggan. Sistem Customer Relationship Management (CRM) menangkap setiap interaksi yang dimiliki organisasi dengan pelanggan, sehingga peningkatan pengalaman pelanggan bisa dilakukan. Jika pelanggan menghubungi call center dengan suatu masalah, perwakilan customer support akan dapat melihat apa yang dibeli pelanggan, melihat informasi pengiriman, memberikan pelatihan manual untuk penggunaan barang tersebut dan menanggapi secara efektif masalah tersebut.

 

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI

Dampak teknologi informasi bagi organisasi dapat dilihat dari pelaksanaan teknologi informasi dapat menunjang dan membantu organisasi dalam melaksanakan dan mencapai strategi organisasi secara keseluruhan. Hal ini sesuai dengan pendapat yang dikemukan oleh Romney (2006), bahwa teknologi informasi di dalam organisasi bukan merupakan strategi dasar dari organisasi tersebut, implementasi teknologi informasi digunakan untuk membantu dalam pencapaian strategi organisasi. Dengan menggunakan teknologi informasi, akses terhadap proses kegiatan organisasi dapat dilakukan dengan cepat sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih cepat, tepat, dan akurat dan pada akhirnya tujuan organisasi dapat tercapai.

Dengan diterapkannya teknologi informasi dalam organisasi, terdapat berbagai dampak bagi organisasi, diantaranya teknologi informasi dapat membawa sejumlah perubahan seperti struktur hierarki organisasi menjadi semakin melebar/flat, kewenangan yang cenderung terdesentralisasi, perubahan struktur kekuasaan yang cenderung terdistribusi; perubahan dalam job content, dan perubahan manajemen sumber daya manusia dalam organisasi, serta membantu manajer dalam pembuatan keputusan.

Selain dampak-dampak yang telah disebutkan diatas, masih terdapat pengaruh-pengaruh lain yang disebabkan oleh diterapkannya teknologi informasi dalam organisasi. Pengaruh positifnya antara lain :

1. Sebagai media untuk menganalisis kondisi pasar.

2. Sebagai media untuk mengawasi kinerja organisasi.

3. Sebagai media untuk meningkatkan kualitas informasi.

4. Penghematan biaya, waktu, dan peningkatan produktivitas.

5. Sebagai media untuk mengolah data dengan cepat dan akurat.

6. Untuk membantu aktivitas manajemen sumbar daya manusia.

7. Untuk membantu memperbaiki pelayanan pada pelanggan, maupun anggota dan pengurus organisasi itu sendiri.

8. Untuk membantu aktivitas manajemen dan pelayanan administratif, seperti E-mail, Voice Mail, Word Processing, Database Management Systes, dan Social Media.

9. Sebagai pembuat, pengerat, pemelihara, dan penjaga hubungan komunikasi antar anggota, pengurus organisasi, pimpinan organisasi, pihak organisasi lain, dan masyarakat luas.

Selain menghasilkan pengaruh positif, penerapan teknologi dalam organisasi juga dapat menimbulkan beberapa pengaruh negatif bagi organisasi, seperti :

1. Besarnya kemungkinan untuk aksi penyalahgunaan teknologi informasi.

2. Mengurangi sifat sosial manusia, karena cenderung lebih suka berhubungan lewat media sosial daripada bertemu langsung.

3. Besarnya kemungkinan terjadi pada diri individu ketidakpuasan kerja, dehumanisasi dan dampak psikologis, serta information anxiety.

4. Tingginya kemungkinan masalah resistance to change. Masalah ini harus dihilangkan karena hal ini dapat mengakibatkan menurunnya produktivitas, meningkatkan angka absensi, dan mengurangi motivasi atau pemogokan kerja (Gordon, 1993). Untuk mencegah kondisi yang tidak diinginkan, Gordon menyarankan agar :

a. Anggota organisasi dilibatkan dalam pelaksanaan tugas tertentu dan menciptakan lingkungan yang mendukung kualitas anggota organisasi. Selain itu perlu memberikan kesadaran pada anggota organisasi bahwa penggunaan teknologi informasi dapat memberikan manfaat dalam jangka panjang dan menunjukkan kelemahan sistem lama.

b. Untuk mengurangi resistance to change terhadap perubahan implementasi teknologi informasi.

c. Anggota organisasi perlu mendapatkan pendidikan dan pelatihan serta pemberian keterampilan yang relevan, untuk dapat memiliki keahlian dan kemampuan tentang teknologi informasi.

d. Tetap menjaga keamanan informasi organisasi atau perusahaan.

 

PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI

Teknologi merupakan sesuatu yang tidak dapat kita cegah. Seiring dengan berkembangnya zaman maka teknologi juga ikut berkembang dan berubah. Semakin canggihnya teknologi yang berkembang sekarang maka kita dituntut untuk bisa mengusainya. Jika tertinggal oleh teknologi maka juga pasti akan ketinggalam zaman sebagaimana tujuan media dalam komunikasi massa.

Jika dahulu surat membutuhkan waktu yang lama untuk menunggu balasannya. Pada saat ini, berkomunikasi dengan seseorang yang jauh hanya membutuhkan waktu sepersekian detik lewat sambungan telepon sebagaimana mengatasi penyebab keemasan organisasi dalam komunikasi massa.

Lalu seberapa besar pengaruh teknologi komumikasi dalam organisasi. Tentu pengaruhnya sangat besar dalam kegiatan organisasi. Adapun pengaruh teknologi informasi terhadap organisasi sebagai berikut:

1. Sebagai Alat Bantu Komunikasi

Pengaruh teknologi yang pertama pastinya adalah sebagai alat bantu komunikasi. Teknologi membantu komunikasi berlangsung efektif dan efisien. Ini memberi bukti bahwa teknologi sangat berpengaruh bagi berlangsungnya komunikasi.

2. Mengefisiensikan Waktu

Teknologi informasi tentu saja mampu mengefisiensikan waktu. Sebab penggunaaan teknologi akan semakin mempercepat sampainya informasi.

3. Efisiensi Biaya

Kehadiran teknologi informasi juga berpengaruh kepada efisiensi biaya. Organisasi tak perlu lagi mengeluarkam biaya yang besar agar organisasinya dapat dikenal. Cukup gunakan teknologi dalam proses komunikasi efektif.

4. Perubahan Budaya Kerja

Teknologi informasi juga dapat bepengaruh pada perubahan budaya kerja dalam organisasi. Bagaimana tidak, sebab saat ini banyak organisasi yang mewajibkan anggota mereka yang hadir untuk memperlihatkan kehadiran melalui foto. Jika sudah begini maka tentu tidak ada lagi yang namanya titip-titip absensi sebagaimana saat teknologi yang canggih belum hadir.

5. Perubahan Prilaku

Bukan hanya perubahan budaya kerja ternyata teknologi informasi juga mampu berpengaruh pada perubahan perilaku individu yang berada dalam organisasi. Perubahan ini diawali dari tadinya mereka yang jarang muncul dalam pertemuan akan lebih disiplin untuk muncul dan datang. Selain itu, hal ini dapat berpengaruh pada perubahan perilaku mendasar seperti sikap ramah tamah dan lebih sering berbicara dalam forum-forum diskusi menghindari penyebab terjadinya konflik dalam organisasi.

6. Pola Komunikasi

Kehadiran teknologi akan berpengaruh pada pola komunikasi yang digunakan. Teknologi membuat anggota organisasi lebih dekat dan erat satu sama lain menjadi penyebab keberhasilan dalam organisasi. Sebab jalinan hubungan mereka tidak hanya terjalin di dalam forum.

7. Bentuk Informasi

Penggunaan teknologi berpengaruh signifikan pada bentuk informasi yang biasa diberikan sebagai pola organisasi . Jika sebelumnya menggunakan papan pengumunan, namun, kini bentuk komunikasi yang demikian sudah ketinggalan zaman. Organisasi dimudahkan dengan teknologi yang digunakan sebagai penyalur berbagai pengumuman yang bisa dengan cepat di terima oleh para anggota.

8. Proses Lebih Cepat

Teknologi sifatnya mempercepat proses. Teknologi informasi sebagai kasalitator dalam proses organisasi. Dimana informasi yang sifatnya urgent atau hal-hal yang berkaitan dengan penanganan cepat akan bisa sampai kepada anggota dengan cepat pula.

9. Pengambilan Keputusan Lebih Cepat

Teknologi memberikan dampak krusial dalam proses organisasi. Dimana dengan penyajian data yang cepat dan akurat akan memudahkan para pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat. Dalam kondisi yang darurat terkadang diharuskan mengambil keputusan dalam waktu singkat.

10. Sistem yang Teritegerasi

Sebuah organisasi tidak bisa berdiri sendiri, biasanya mereka memiliki cabang atau organisasi serupa yang bergerak dibidang yang sama namun lokasinya berada di luar daerah. Sehingga dibutuhkan komunikasi sehingga apa yang ada diorganisasi A juga sama dengan yang ada pada organisasi A anakan.

11. Mempercepat Kemajuan Organisasi

Pengaruh lain dari hadirnya teknologi informasi tidak lain adalah dapat memberikan kecepatan organisasi dalam mencapai kemajuan. Apabila teknologi dipergunakan dengan bijak dan sesuai dengan fungsinya. Maka apa yang dicita-citakan oleh sebuah organisasi akan dengan mudah dapat dicapai.

12. Penghematan Alokasi Dana

Pengaruh penggunaan teknologi informasi akan bisa menghemat alokasi penggunaan dana. Sebab ternyata teknologi mampu mengefisienkan kinerja dan meminimalisir biaya operasional. Beberapa biaya yang bisa dipangkas seperti biaya promosi, cetak banner dan spanduk yang tentunya sudah bukan zamannya lagi.

13. Semua Jadi Serba Otomatis

Dahulu, semuanya dikerjakan serba manual, kini semenjak teknologi hadir semuanya menjadi serba otomatis, mengirim laporan secara otomotis, absensi secara otomatis, dan melakukan berbagai pekerjaan dengan otomatis. Tentu hal ini sangat memudahkan dan mempersingkat waktu pengerjaan. Sehingga segala sesuatunya menjadi lebih mudah.

 

STRATEGI PENGELOLAAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI

Pada dasarnya tujuan teknologi informasi adalah menjamin tercapaian tujuan atau target organisasi. Untuk mengidentifikasi tujuan penggunaan teknologi informasi dapat dilakukan dengan sistem pengukuran balanced scorecard. Dari sistem pengukuran ini, akan diperoleh beberapa proses penting, yaitu:

1. Menentukan visi dan strategi organisasi.

2. Mengkomunikasikan dan mengaitkan beberapa tujuan dan ukuran strategis.

3. Merencanakan, menetapkan sasaran serta menyelaraskan berbagai inisiatif strategis.

4. Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.

Bahkan hingga saat ini sudah banyak organisasi-organisasi yang bergerak di bidang teknologi informasi meluncurkan produk-produk yang berhubungan dengan pengelolaan balanced scorecard itu sendiri. Salah satu contoh, PUSINTEK Kementerian Keuangan RI sedang mengembangkan aplikasi yang bertujuan penentuan arah kebijakan berupa pengendalian work flow. Hasil rapat pimpinan dan persuratan adalah aplikasi yang diadopsi dari konsep balanced scorecard. Dengan aplikasi ini, pemegang kendali keuangan negara dapat menentukan arah dan strategi kebijakan keuangan dengan lebih mudah.

Strategi pengelolaan teknologi informasi berkaitan dengan tata kelola teknologi informasi pada organisasi. Pada dasarnya, penentu arah kebijakan teknologi informasi pada suatu organisasi adalah pimpinan tertinggi dari organisasi tersebut. Sebagai pengelola lapangan adalah manajer divisi teknologi informasi organisasi tersebut. Adapun peran dari manajer divisi teknologi informasi tersebut adalah:

1. Menyelaraskan strategi bisnis dan STI secara dua arah.

2. Menciptakan hubungan yang efektif dengan manajer lini.

3. Merencanakan, merancang dan mengimplementasikan sistem-sistem baru.

4. Membangun dan mengelola infrastruktur

5. Meningkatkan keahlian organisasi STI

6. Mengelola kerjasama dengan pemasok.

7. Membangun kinerja yang tinggi

8. Mendisain ulang dan mengelola organisasi STI

Strategi teknologi informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi organisasi adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa organisasi. Strategi teknologi informasi diperlukan untuk:

1. Pengetahuan mengenai teknologi baru

2. Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis

3. Dibahas dalam diskusi perusahaan

4. Memahami kelebihan kekurangan teknologi

Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia organisasi, maka menuntut teknologi informasi untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan organisasi. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang teknologi informasi. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan sistem informasi yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia organisasi, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak teknologi informasi.

 

KESIMPULAN

Dari pembahasan diatas dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu:

1. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.

2. Teknologi informasi sangat dibutuhkan oleh organisasi baik kecil maupun besar.

3. Dengan adanya teknologi informasi maka pelayanan yang diberikan, khususnya pada organisasi, akan semakin cepat dan akurat.

4. Penerapan teknologi informasi dapat memberikan dampak positif maupun dampak negatif bagi suatu organisasi. Dengan adanya dampak negatif dan positif dari kehadiran TI tersebut, seharusnya semakin membuat organisasi berpikir bagaimana dampak negatif dieliminasi sedangkan dampak positif dimanfaatkan

5. Strategi teknologi informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi.

Sumber: Ilmu Administrasi Publik

#teknologiinformasi #organisasi #organisasipublik #administrasipublik #ilmuadmpublik

Artikel Pilihan

Hot Kebijakan Monetisasi dan Konten

Kebijakan Monetisasi dan Konten

Ini adalah kebijakan tentang monetisasi dan konten di Mixnot, dokumen ini merupakan bagian dokumen syarat dan ketentuan.Berikut poin-poin ke